Depozite instituționale

Necesitate

Depozitele instituționale sunt colecții digitale ale rezultatelor cercetării științifice și a materialelor didactice create în cadrul unei Universități sau al unei instituții de cercetare. Scopul principal al depozitelor instituționale este acela de a oferi acces la rezultatele cercetării științifice din acea instituție, însă în unele universități acestea sunt folosite și în scop de predare și/sau depozitare de materiale educaționale.

Depozitele instituționale respectă o serie de standarde privind vizibilitatea metadatelor asociate publicațiilor (autor, afiliere instituțională, titlu, abstract, cuvinte cheie etc.) și nu constituie doar liste de lucrări publicate, eventual fișiere care conțin articolele în pagini web în cadrul sit-urilor instituțiilor. Construirea unui depozit instituțional respectând standardul Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) permite indexarea conținutului de către motoarele de căutare și creșterea vizibilității depozitului și, implicit, a instituției. Publicarea în depozitul instituțional a producției științifice și asigurarea vizibilității doar pentru metadate este o practică care aduce beneficii, însă publicarea în regim text complet contribuie la re-utilizarea rezultatelor cercetării și, prin reciprocitate, la creșterea producției științifice a instituției. Crearea depozitelor instituționale în regim de acces deschis (Open Access), pe lângă publicarea în reviste cu acces deschis de tip Gold Open Access (de regulă cu plata la publicare), conduce la accesul liber al cercetătorilor la nivel mondial. Pe măsură ce nivelul de auto-arhivare (procesul prin care autorii depune munca lor în arhive) crește aceste depozite vor reprezenta un procent din ce în ce mare a literaturii științifice de specialitate.

Se pot enumera o serie de avantaje ale unui depozit instituțional, astfel:

Crește vizibilitatea instituției la nivel național și internațional;
Maximizează vizibilitatea și impactul rezultatelor cercetării științifice din instituție;
Oferă un sistem de prezentare a instituției din punct de vedere al producției științifice părților interesate;
Se poate constitui într-un instrument de măsurare a activităților de cercetare și didactice;
Oferă un cadru de lucru pentru proiecte de colaborare între instituții;
Oferă suport pentru dezvoltarea cercetărilor interdisciplinare;
Facilitează schimbul de materiale didactice;
Oferă suport studenților punând la dispoziție teze, dizertații și rapoarte de cercetare.

Conținutul unui depozit instituțional nu este standardizat, instituția fiind forul decizional în acord cu politica proprie raportată la avantajele enumerate mai sus. Astfel, pentru instituțiile mari cu multe unități administrative cum este o Universitate se pot crea colecții care să pună în evidență activitatea acestor unități. Un nivel științific ridicat al publicațiilor incluse în depozitul instituțional va aduce beneficii instituției și va crește valoarea depozitului similar sistemelor de bibliotecă clasică. Din punct de vedere al politicii interne a instituției se poate impune publicarea și în același timp se poate crea un sistem de cointeresare a autorilor pentru publicarea în depozitul instituțional având în vedere că această activitate necesită un efort suplimentar din partea acestora.

În depozitul instituțional se pot publica, cel puțin, următoarele tipuri de rezultate:

Articole publicate în reviste de tip peer-review în forma – copia autorului. Articolul publicat într-o revistă de tip peer-review se poate publica, de regulă, în depozitul instituțional al instituției la care autorul este afiliat. Acestea constituie rezultate de valoare ale cercetării și pot contribui semnificativ la creșterea vizibilității atât a instituției cât și a autorului;
Articole publicate în reviste cu acces deschis ale editurilor consacrate;
Având în vedere că datele din cercetarea științifică sunt create, în cele mai multe cazuri, în format digital depozitele instituționale pot fi folosite pentru stocarea și reutilizarea acestora în acord cu politica Comisiei Europene, dar și a altor finanțatori, prezentată la începutul acestei secțiuni;
Cărți și monografii. Pentru acest tip de publicații autorii se pot opune deoarece publicarea acestora de către o editură poate conduce la câștiguri materiale pentru autori. Este totuși important ca, în aceste cazuri, depozitul instituțional să conțină cel puțin înregistrarea titlurilor cu metadatele asociate mărind astfel vizibilitatea autorului și asocierea lui cu instituția. În această categorie pot intra și materialele didactice care se publică de către Universități pentru cursurile studenților și care, de cele mai multe ori, au un cost care acoperă doar cheltuielile de producție; iar publicarea lor în depozitul instituțional elimină/micșorează aceste cheltuieli;
Tezele de doctorat și lucrările de dizertație pot conține rezultate și idei de cercetare valoroase, încât stocarea acestora în depozite instituționale permite atât consultarea lor de către un număr mai mare de cercetători și studenți cât și continuarea unor cercetări din stadiul în care au rămas eliminând repetarea unor etaje deja realizate precum și recunoașterea meritelor, în timp, a rezultatelor studenților publicate în acest fel.

Soluții software

Există mai multe soluții software care pot fi folosite pentru operarea unui depozit național, cele preferate fiind cele de tip Open Source. Un depozit instituțional, fiind o investiție pe termen lung, trebuie considerată o soluție care să ofere o garanție rezonabilă că programul cu care este realizat depozitul va fi dezvoltat și întreținut o perioadă de timp cât mai mare. O garanție în acest sens nu se poate obține în cazul unui soft din categoria Open Source însă practica arată că programele cu o baza instalată importantă sunt întreținute de comunitate și funcționează o perioadă de timp foarte mare.

Un al doilea aspect care trebuie luat în considerare este conformitatea cu standardele în domeniu. În cazul unui soft pentru depozit electronic unul dintre cele mai importante aspecte îl reprezintă capacitatea de export/import a informațiilor stocate în depozit. De regulă informația din depozit este stocată într-un format standard: text, Portable Document Format (PDF), Joint Photographic Experts Group (JPEG), Graphics Interchange Format (GIF), Portable Network Graphics (PNG) etc. De cele mai multe ori formatul datelor este portabil și există întotdeauna posibilitatea transferului acestora dintr-un depozit în altul fără operațiuni suplimentare. Valoarea unui depozit electronic este desigur dependentă de conținutul acestuia, adică de datele stocate însă, în același timp, este importantă componenta care pune în valoare conținutul și anume metadatele asociate. Din acest punct de vedere, pe lângă disponibilitatea soluției software pe termen lung, trebuie avut în vedere și modul în care metadatele sunt stocate și exportate/importate de către program.

Cele mai folosite programe pentru operarea unui depozit național conform OpenDOAR sunt DSpace (43,7%), EPrints (13,8%) și Digital Commons (4,7%). Având în vedere că aproape jumătate din numărul total al depozitelor în categoria Open Access folosesc DSpace, acesta este o alegere preferată și pentru depozitele instituționale, mai ales că multe dintre acestea vor conține și publicații în regim Open Access în acord cu motivele expuse mai sus. Statisticile de mai sus și motivele menționate anterior au fost folosite și pentru alegerea softului cu care a fost realizat depozitul național și reprezintă, cel mai probabil, o primă opțiune pentru realizarea unui depozit instituțional.

Alegerea unui software pentru depozitul instituțional este o etapă în realizarea acestuia însă, pentru a asigura susținerea acestuia pe termen lung, trebuie luate în considerare și următoarele aspecte:

Elaborarea, aprobarea și publicarea la nivel instituțional a unei politici de utilizare a depozitului care să conducă la creșterea nivelului științific al acestuia prin încurajarea publicării tuturor rezultatelor cercetării, inclusiv cele publicate în reviste în format “copia autorului”, a rapoartelor științifice interne ale grupurilor de cercetare a conținutului tezelor de doctorat etc.
Alocarea unor resurse hardware profesionale pentru depozitul instituțional care să permită: funcționarea acestuia pe termen lung fără perioade de întreținere îndelungate (vizibilitatea unui depozit crește odată cu disponibilitatea acestuia), posibilitatea extinderii ulterioare a sistemului de stocare dar și existența unui sistem de stocare de rezervă (preferabil offline) a conținutului pentru cazuri de forță majoră.
Asigurarea unui personal calificat pentru operarea depozitului. Numărul de ore zilnic/săptămânal pentru operarea unui depozit instituțional depinde, în principal, de numărul publicațiilor și frecvența cu care se adaugă conținut. Publicarea unui articol în DSpace este o activitate care nu necesită cunoștințe speciale de tehnologia informației sau biblioteconomie, procedura fiind destul de simplă, constând din completarea unor câmpuri: titlu, autori, cuvinte cheie etc., procedura fiind, de regulă, realizată de autor și validată apoi de personalul care operează depozitul (de preferat personal de bibliotecă). Activitatea de întreținere efectivă a sistemului hardware, a sistemelor de operare și a programului de depozit nu este o activitate continuă și se poate realiza în cadrul departamentului de tehnologia informației. Estimăm că pentru o instituție care publică circa 1000 de articole anual se estimează că activitatea poate fi acoperită cu o normă (60% pentru operare depozit și 40% pentru activitate IT).
Înregistrarea depozitului în directoarele internaționale pentru a asigura vizibilitatea acestuia și o distribuire cât mai eficientă a producției științifice a instituției.

Structura unui depozit instituțional depinde de organizarea și interesele instituției respective. Există mai multe structuri posibile ale unui depozit instituțional, majoritatea sunt organizate ținând cont de structura organizatorică a instituției și domeniile de cercetare.

Astfel, pentru o Universitate structura unui depozit instituțional este organizată, de regulă, pe facultăți astfel încât drepturile de acces se pot aloca pe unități administrative și sunt conforme și cu sistemele de autentificare ale utilizatorilor la nivel instituțional (informația privind grupul din care face parte un utilizator autentificat include facultatea – informația este solicitată și în sistemele de autentificare tip federativ). Alte unități administrative interdisciplinare, de exemplu școala doctorală sau laboratoarele mari se pot evidenția în structura depozitului prin comunități și sub-comunități separate la fel ca și în cazul publicațiilor instituției (Analele Științifice, reviste cu acces deschis etc.) Un exemplu de structură a unui depozit instituțional este depozitul Universității Dunărea de Jos din Galați. Pentru un institut de cercetare structura unui depozit instituțional poate reflecta structura organizatorică pe domenii de cercetare și laboratoare.

Pagina următoare >>